CSC:n sähköisen allekirjoituksen tietosuojailmoitus

Voimassa alkaen: 1.7.2022

1. Rekisterinpitäjä

CSC – Tieteen tietotekniikan keskus Oy
PL 405 (Keilaranta 14)
02101 Espoo
puh. 09 457 2821 (vaihde)
asiakaspalvelu@csc.fi

Y-tunnus: 0920632-0

www.csc.fi

(jäljempänä "me" tai "CSC")
2. Käsittelyn yhteyshenkilö

CSC:n asiakaspalvelu
puh. 09 457 2821 (vaihde)
asiakaspalvelu(at)csc.fi

Käsittelystä vastaa: Financial Director, Finance and Contracts

Tietosuojavastaava: privacy@csc.fi
3. Rekisterin nimi

CSC eSign sähköinen allekirjoitus

4. Mitkä ovat henkilötietojesi käsittelyn oikeusperusteet ja tarkoitukset?

Käsittelemme allekirjoitusjärjestelmässämme henkilötietojasi asiakirjojen (tai muiden tallenteiden) sähköisen allekirjoituksen toteuttamiseksi. Allekirjoitus sinetöi asiakirjan ja toimii todisteena siitä, että allekirjoittaja on hyväksynyt sen. Se myös varmentaa asiakirjan alkuperän ja eheyden. Lisäksi voimme käsitellä henkilötietojasi lakisääteisten vaatimusten noudattamiseksi sekä väärinkäytösten estämiseksi, havaitsemiseksi ja tutkimiseksi. Käsittelemme allekirjoittamisen tietoja sopimuksiemme ja muiden liiketaloudellisten etujemme suojaamiseksi. Käsittelyn peruste on CSC:n oikeutettu etu (GDPR 6(1)(f)).

Jos päätät olla antamatta itsestäsi allekirjoitusta varten pyytämiämme henkilötietoja, se voi estää sinulta allekirjoitettavaksi lähetetyn asiakirjan allekirjoittamisen allekirjoitusjärjestelmässämme.
5. Mitä tietojasi käsittelemme?

Käsittelemme seuraavia tietojasi sähköisen allekirjoituksen toteuttamiseksi:

  • Henkilötiedot (nimi, nimike)
  • Yhteystiedot (sähköpostiosoite)
  • Henkilötunnus tai -tunniste, jos vahvaa tunnistautumista käytetään
  • Organisaatio, jota edustat
  • Valtuutuksen tyyppi
  • Allekirjoitukset (sisältäen allekirjoituksen ajan, allekirjoittajan nimen, ammattinimikkeen ja edustaman organisaation sekä tiedon henkilöllisyyden todennusmenetelmästä ja sen tarjoajasta)
  • IP-osoite tai muut yksilölliset laitetunnisteet
6. Mistä saamme tietojasi?

Allekirjoitettavan dokumentin lähettämiseen tarvittavat tiedot (nimi, nimike, yhteystiedot ja organisaatio) kerätään sinulta, kotiorganisaatioltasi tai CSC:n asiakas- tai muista rekistereistä.

Ennen allekirjoitusjärjestelmään siirtymistä sinua pyydetään vahvistamaan henkilöllisyytesi mobiili- tai pankkivarmenteella tai sähköpostitse. Allekirjoituksen toteuttamiseksi keräämme seuraavia tietoja sinusta: IP -osoitteesi, käytetty henkilöllisyytesi todennusmenetelmä ja tiedot henkilöllisyytesi varmistamisesta (tarvittaessa), antamasi tieto valtuutuksesi tyyppistä hyväksyä laillisesti sitova asiakirja tai päättää laillisesti sitova sitoumus, allekirjoitusjärjestelmässä tapahtuvat asiakirjan katseluiden ja allekirjoitusten ajankohdat sekä muut tiedot pääsystäsi allekirjoitusjärjestelmään ja sen tietoihin. Allekirjoittamiisi asiakirjoihin tallennetaan tietojasi. Tällaisia tietoja ovat tai voivat olla allekirjoituksen päivämäärä ja kellonaika, nimesi, nimikkeesi, organisaatiosi sekä tiedot käytetystä henkilöllisyyden todennusmenetelmästä ja sen tarjoajasta upotetaan allekirjoittamiisi asiakirjoihin. Kaikkia näitä tietoja voidaan käyttää todentamaan allekirjoituksesi pätevyyttä.
7. Kenelle luovutamme tietojasi?

Seuraavilla on tai voi olla pääsy sinuun liittyviin tietoihin:

  • Henkilöstömme ja yhteistyökumppanimme, jotka käsittelevät tietoja hoitaessaan työtehtäviään (kuten sopimusten hallinta) sekä muut tavanomaisessa liiketoiminnassamme työskentelevät (esimerkiksi tilintarkastajat).
  • Sähköisen allekirjoitusjärjestelmän toimittaja käsittelee tietoja lukuumme sopimuksella tietojen käsittelystä.
  • Osapuolet, jotka käsittelevät kanssasi samaa asiakirjaa allekirjoitusta varten, allekirjoittavat sen tai vastaanottavat allekirjoitetun asiakirjan.

Luovutamme tietojasi vain silloin, kun olet antanut siihen suostumuksesi tai siihen on lakisääteinen velvoite tai oikeus.

Henkilötietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle.
8. Miten suojaamme tietosi ja miten pitkään säilytämme niitä?

Säilytämme henkilötietojasi sähköisen allekirjoituksen alustalla enintään 90 päivää asiakirjan lähettämisestä allekirjoitettaviksi tai sen allekirjoittamisesta sen mukaan, kumpi tapahtuu myöhemmin.

Jokainen allekirjoittanut osapuoli tarvitsee oman kopionsa allekirjoitetusta asiakirjasta. Allekirjoitusten jälkeen voit ladata ja tallentaa oman tai oman organisaatiosi kopion allekirjoitusjärjestelmästä. Tallennamme oman kopiomme ja säilytämme sitä sovellettavien lakisääteisten säilytysaikojen ajan ja tarvittaessa voimassa olevien vanhentumisaikojen mukaisesti.

Yksittäisissä tapauksissa saatamme joutua säilyttämään tietoja pidempään, jos lainsäädäntö tai viranomaismenettelyt sitä edellyttävät; tai jos meneillään tietojen säilyttämistä edellyttävän asian käsittely, kunnes asian käsittely on päättynyt.
9. Mitkä ovat sinun oikeutesi rekisteröitynä?

Sinulla on henkilötietojesi käsittelyyn liittyen seuraavat oikeudet:

  • saada tieto siitä, käsittelemmekö sinua koskevia henkilötietoja sekä saada päästy sinua koskeviin tietoihin
  • vaatia virheellisten tai puutteellisten tietojen oikaisemista tai täydentämistä
  • pyytää tietojen poistamista, jos niitä ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne on kerätty tai käsitelty tai tietojenkäsittely on lainvastaista
  • pyytää käsittelyn rajoittamista tietyin edellytyksin

Sinulla on oikeus vastustaa tietojesi käsittelyä erityistilanteestasi johtuvista syistä. Emme enää käsittele henkilötietojasi, ellemme pysty osoittamaan käsittelylle pakottavia oikeutettuja perusteita, jotka syrjäyttävät vaatimuksesi.

Teemme aina parhaamme käsitelläksemme ja ratkaistaksemme kaikki tietojesi käsittelystä tekemäsi pyynnöt tai valitukset. Lisäksi sinulla on aina oikeus kääntyä toimivaltaisen tietosuojaviranomaisen puoleen liittyen pyyntöösi tai tehdä valitus:

  • vakituisessa asuinpaikassasi EU/EEA:ssa
  • työskentelypaikassasi EU/EEA:ssa tai
  • epäillyn tietosuojaloukkauksen tapahtumapaikassa EU/EEA:ssa.

Toimivaltainen tietosuojaviranomainen CSC – Tieteen tietotekniikan keskus Oy:lle on:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Postiosoite: PL 800
00531 Helsinki
https://tietosuoja.fi/fi/yhteystiedot.
10. Keneen voit olla yhteydessä?

Jos sinulla on kysyttävää tästä tietosuojailmoituksesta, ota yhteyttä seuraavaan yhteyspisteeseen: servicedesk@csc.fi tai ota yhteyttä kohdassa kaksi (2) mainittuun henkilöön.

Rekisteröidyn oikeuksiasi koskevan pyyntösi voit lähettää meille sähköpostitse osoitteeseen servicedesk@csc.fi .
11. Tietosuojaselosteen muutokset Tämä tietosuojailmoitus on voimassa yläosassa näkyvästä päivämäärästä alkaen. Jos tietosuojailmoitukseen tai tietojesi käsittelyyn tulee olennaisia muutoksia, pyrimme ilmoittamaan siitä sinulle.