null Pykäliin tuijottamisesta käyttäjänäkökulmaan

Pykäliin tuijottamisesta käyttäjänäkökulmaan

OKM:n järjestämään ja CSC:n fasilitoimaan työpajaan 7.5. osallistui kolmisenkymmentä henkilöä. Monipuolinen joukko asiantuntijoita muun muassa tutkimuksen, opetuksen, tietohallinnon, kokonaisarkkitehtuurin ja tietoturvan aloilta edusti laajasti suomalaisia korkeakouluja. Eri näkökulmilla tavoiteltiin kattavaa ja rajat ylittävää keskustelua. Konkreettisena tavoitteena oli hahmottaa, kuinka suunnittelua yhdessä jatketaan ja organisoidaan.

Tiedonhallintalaki on ollut voimassa vajaa viisi kuukautta. Sen asettamat vaatimukset ovat korkeakouluissa hyvin selvillä. Lain tarkoitus ei kuitenkaan ole erillisten yksiköiden sääntely, vaan tiedonhallinnan yhdenmukaistaminen ja digitaalisen tiedon hyödyntäminen hallinnollisista rajoista riippumatta. Tästä näkökulmasta korkeakoulut ovat olleet edelläkävijöitä - niillä on jo kauan ollut tavoitteena organisaatioiden välisten tietovirtojen hyödyntäminen ja päällekäistä hallintoa vähentävä yhteistyö.

Korkeakoulujen ja valtiovarainministeriön työpajassa 7.5. tiedonhallintalain soveltamista lähestyttiin ajatellen korkeakoululaitosta yhtenä tiedonhallintayksikkönä, jonka perustehtäviä ovat tutkimus ja siihen perustuva opetus. Ajatusleikin avulla tunnistettiin selvästi, kuinka sidosryhmät ovat kaikille samat. Itsestäänselvää oli sekin, ettei tutkimustyö eikä opiskelu piittaa organisaatiorajoista.

Yhtä lailla myös uhka on ilmeinen. Ilman päättäväistä yhteistyötä tiedonhallintalaista on pian olemassa 38 erilaista sovellusta. Tämä johtaa massiiviseen päällekkäisyyteen ja tilanteeseen, jossa saman henkilön tietoja hallitaan eri tavoin. Korkeakoululaitoksen on yhdessä sovittava, kuinka toimitaan kohderyhmittäin niille ominaisissa tilanteissa. Miten ratkaistaan tiedonhallinnan ongelmat esimerkiksi ristiinopiskelussa tai rahoitusta hakevan tutkijan tapauksessa?

Itsestäänselvää oli sekin, ettei tutkimustyö eikä opiskelu piittaa organisaatiorajoista.

Yhtenä esimerkkinä tiedonhallintalain soveltamisesta työpajassa käytettiin Aalto-yliopistoa, jossa tiedonhallintalain vaatimuksia on sidottu yliopiston strategiaan. Vastaavasti korkeakoululaitoksen tasolla tiedonhallinta voidaan kytkeä digivisioon, muihin yhteisiin tavoitteisiin sekä erityisesti jo pidempään tehtyyn kokonaisarkkitehtuurityöhön. Tutkijan ja oppijan polun viitearkkitehtuurien avulla pystytään tarkastelemaan korkeakoululaitosta yhtenä yksikkönä tärkeiden kohderyhmien näkökulmasta.

Lisäksi tiedonhallinnassa on otettava huomioon ajallinen ulottuvuus. Yksi henkilö voi eri ajankohtina tai peräti samanaikaisesti olla tiedonhallinnan kannalta useissa rooleissa ja tarvita niissä syntynyttä eri järjestelmiin tallennettua tietoa. Hän voi olla opiskelija, sitten tutkija siirtyen myöhemmin yksityissektorille korkeakoulujen kanssa tehtävään yhteiseen projektiin ja vapaa-ajallaan täydentää opintojaan. Jatkuvan oppimisen ja sektorirajat ylittävän yhteistyön yleistyminen korostavat tarvetta luoda yhteinen tiedonhallinnan malli.

Kohderyhmäkohtainen ajattelu paljastaa myös korkeakoululaitoksen sujuvalle tiedonhallinnalle kriittiset sidosryhmät. Valtion tutkimuslaitokset hallinnoivat merkittäviä tutkimusaineistoja ja ovat mukana lukuisissa yhteisissä hankkeissa korkeakoulujen kanssa. Niitä koskee julkisen hallinnon tiedonhallinnan yleinen ohjaus, jonka ulkopuolelle korkeakoulut on rajattu. Ohjaus siis vaikuttaa korkeakoululaitokseen välillisesti. Jo pelkästään tämä nivelkohta edellyttää yhteistä tulkintaa tiedonhallinnasta ja korkeakoululaitoksen sidosryhmiensä suuntaan tarjoamasta datasta. Tavoitteena on oltava kitkaton yhteistyö. 

On selvää ettei tiedohallintalakia kannata soveltaa pykäliin tuijottaen, vaan tiedonhallinnan keskiössä on pidettävä opiskelijoiden ja tutkijoiden tarpeet. Konkreettisena ehdotuksena työpajassa tuotiin ilmi ajatus yhdenmukaisesta henkilön datainventaariosta, jollainen tehtäisiin rutiininomaisesti edellämainittujen roolien muutosvaiheissa, kuten tutkijan aloittaessa uudessa tutkimusorganisaatiossa. Tutkimusdatan osalta PSI-direktiivin korvaaja tulee tuomaan myös EU-tason sääntelyä.

Yksin tehdessä korkeakoulujen resurssit loppuvat nopeasti, kuten opittiin EU:n tietosuoja-asetuksen voimaantullessa. Yhteistä suunnittelua jatketaan rivakasti työpajan viitoittamalla tiellä käytännön työn näkökulmasta tutkimuksen ja opetuksen alueilla nykyisissä yhteistyöverkostoissa (Finn-ARMA-verkosto; KOOTuki-yhteistyöryhmä). Tiedon jakamista edistää osaltaan korkeakoulujen kokonaisarkkitehtuurista vastaava tietohallinto- ja ICT-ohjausryhmä.

Korkeakoulujen ei kannata kilpailla hallinnolla - yhteistyöstä on hyötyä kaikille.

Lisää tästä aiheesta » Siirry sisältöihin ja uutisiin »

Liza Seppälä

Kirjoittaja on harjoittelija CSC:n asiakkuustoiminnossa

Walter Rydman

Kirjoittaja koordinoi korkeakoulujen ja tutkimuslaitosten Finn-ARMA-verkostoa, joka toimii tutkimushallinnon, tutkimuksen tuen ja tutkimuspalveluiden alueella, edistää tutkimusympäristön yhteentoimivuutta sekä on mukana toteuttamassa tiedejatutkimus.fi -palvelua.