CSC:n asiakasrekisterin tietosuojaseloste

Päivitetty 25.5.2018

1. Rekisterinpitäjä

CSC - Tieteen tietotekniikan keskus Oy
PL 405 (Keilaranta 14)
02101 Espoo
puh. 09 457 2821 (vaihde)
asiakaspalvelu@csc.fi

Y-tunnus: 0920632-0

www.csc.fi

(jäljempänä "me" tai "CSC")

2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö

CSC:n asiakaspalvelu
puh. 09 457 2821 (vaihde)
asiakaspalvelu@csc.fi

 

Tietosuojavastaava Marita Pajulahti
tietosuoja@csc.fi

3. Rekisterin nimi

CSC:n asiakasrekisteri

4. Mitkä ovat henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus?

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on CSC:n oikeutettu etu asiakassuhteen tai muun asiallisen yhteyden perusteella taikka sopimuksen täytäntöönpaneminen.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on:

  • tuotteidemme ja palvelujemme tuottaminen ja kehittäminen
  • sopimus- ja muiden lupaustemme ja velvollisuuksiemme täyttäminen
  • asiakassuhteen hoitaminen
  • tehtäväksemme annettu sidosryhmäverkostojen yhteystietojen hallinnointi
  • tapahtumien järjestäminen
  • asiakkaan tai muun rekisteröidyn palvelujen käytön analysointi 
  • tilastointi ja raportointi omistajien, asiakkaiden ja rahoittajien tarpeita varten
  • sähköinen suoramarkkinointi, mielipide- ja markkinatutkimusten toteuttaminen
  • sisällön kohdentaminen yhtiömme omissa ja muiden tahojen verkkopalveluissa sekä
  • lakisääteiset velvoitteet.

5. Mitä tietoja käsittelemme?

Käsittelemme asiakasrekisterin yhteydessä seuraavia asiakkaan tai muun rekisteröidyn henkilötietoja:

  • rekisteröidyn perustiedot kuten nimi*, asiakasnumero, käyttäjätunnus ja/tai muu yksilöivä tunniste, salasana, sukupuoli, asiointikieli;
  • rekisteröidyn yhteystiedot kuten sähköpostiosoite*, puhelinnumero*, osoitetiedot*;
  • tutkimuksen palvelujen käyttäjien ammatilliset ja tutkimusta koskevat tiedot kuten kotiorganisaatio*, osasto tai laitos, työnimike, tieteenala*, kansalaisuus* ja koulutustaso*;
  • tutkimuksen palvelujen käyttöä koskevat tiedot kuten rekisteröidyn projektijäsenyydet, resurssihakemukset ja resurssien käyttö;
  • mahdolliset suoramarkkinointikiellot ja -suostumukset
  • tapahtumien osallistujatiedot ja mahdolliset tapahtumaan liittyvät tiedot kuten ruoka-rajoitteet
  • asiakkuuteen, organisaatioon ja sopimuksiin liittyvät yhteyshenkilötiedot kuten y-tunnus ja yhteyshenkilöiden nimet sekä yhteystiedot; tiedot menneistä ja voimassaolevista sopimuksista sekä tilauksista, muut asiointitiedot
  • teknisten järjestelmien generoimat palvelun käyttöön liittyvät tiedot kuten lokitiedot, verkotunnistetiedot sekä
  • mahdolliset muut erikseen rekisteröidyn suostumuksella kerätyt tiedot.

Tähdellä merkittyjen henkilötietojen antaminen on edellytys sopimussuhteemme ja/tai asiakassuhteemme syntymiselle. Ilman tarvittavia henkilötietoja emme voi toimittaa tuotetta ja/tai palvelua. Palvelukohtaisesti saatetaan kerätä vain osa näistä tiedoista sen mukaan, mikä on a) palvelun tuottamisen kannalta välttämätöntä tai b) vapaaehtoisten tietojen osalta parantaa palvelun laatua ja käyttäjäkokemusta.

6. Mistä saamme tietoja?

Saamme tietoja ensisijaisesti seuraavista lähteistä

  • Rekisteröidyn ilmoittamat tiedot
  • Palvelun toimittamisen tai ylläpidon yhteydessä saadut tiedot
  • Rekisteröidyn kotiorganisaation luovuttamat tiedot

Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja käyttötarkoituksia varten myös julkisesti saatavilla olevista lähteistä ja viranomaisilta tai muilta kolmansilta osapuolilta saatujen tietojen perusteella sovellettavan lainsäädännön rajoissa. Tällainen tietojen päivittäminen suoritetaan manuaalisesti tai automaattisin keinoin.

7. Kenelle luovutamme tietoja? Siirrämmekö tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?

Luovutamme pyydettäessä henkilötietoja tilastointi- ja raportointitarkoituksiin sekä sopimus- ja muiden lupaustemme ja velvollisuuksiemme täyttämiseksi opetus- ja kulttuuriministeriölle, suomalaisille korkeakouluille ja tutkimuksen rahoittajille. 

Lisäksi henkilötietoja luovutetaan tapauskohtaisesti myös EU/ETA-alueen ulkopuolelle kolmansien osapuolien tarjoamien palveluiden yhteydessä, esimerkiksi ohjelmistojen lisenssisopimusten mukaisesti.

Emme siirrä henkilötietoja EU:n/ETA:n ulkopuolelle.

8. Miten suojaamme tiedot ja miten pitkään niitä säilytämme?

Henkilötietoja sisältävien järjestelmien käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijämme, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä henkilötietoja. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmiin. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.

Säilytämme henkilötietoja niin kauan kuin henkilötiedon käyttötarkoituksen vuoksi on tarpeellista.

Arvioimme tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi huolehdimme sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Oikaisemme tai hävitämme tällaiset tiedot viipymättä.

9. Mitkä ovat sinun oikeutesi rekisteröitynä?

Rekisteröitynä sinulla on oikeus tarkastaa itseäsi koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet. Sinulla on myös oikeus peruuttaa suostumuksesi tai muuttaa sitä.

Rekisteröitynä sinulla on tietosuoja-asetuksen mukaisesti (25.5.2018 lukien) oikeus vastustaa tai pyytää tietojesi käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.

Rekisteröitynä sinulla on myös oikeus milloin tahansa ja maksutta vastustaa käsittelyä niiltä osin kuin se liittyy suoramarkkinointiin.

10. Kehen voit olla yhteydessä?

Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle.

11. Tietosuojaselosteen muutokset

Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla sivuillemme asiasta ilmoituksen. Suosittelemme, että käytte säännöllisesti sivuillamme ja huomioitte mahdolliset muutokset selosteessa.