Tietosuojaseloste työnhakijoille

Päivitetty 20.4.2020

 

1. Rekisterinpitäjä

CSC – Tieteen tietotekniikan keskus Oy
PL 405 (Keilaranta 14)
02101 Espoo
puh. 09 457 2821 (vaihde)
asiakaspalvelu@csc.fi

Y-tunnus: 0920632-0

www.csc.fi

(jäljempänä "me" tai "CSC")

2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö

Rekisteristä vastaava henkilö Hetamari Woods
hetamari.woods (at) csc.fi

Tietosuojavastaava Marita Pajulahti
tietosuoja (at) csc.fi

3. Mitkä ovat henkilötietojesi käsittelyn oikeusperusteet ja tarkoitukset?

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on työsopimuksen täytäntöön paneminen tai sopimusta edeltävien toimenpiteiden toteuttaminen rekisteröidyn pyynnöstä.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on CSC:n rekrytointiin liittyvien asioiden ja velvoitteiden hoito.

Hakijarekisterissä ei tehdä automatisoituja päätöksiä.

4. Mitä tietojasi käsittelemme?

Käsittelemme seuraavia tietoja:

  • Henkilön perustiedot ja henkilötiedot, kuten nimi, kotiosoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero
  • Henkilön ilmoittamat tiedot, kuten tiedot koulutuksesta, aikaisemmasta työkokemuksesta, pätevyydestä ja muusta osaamisesta, kielitaidosta ja suosittelijoista
  • Henkilöltä kerätyt ja henkilön luvalla kolmannelta osapuolelta kerätyt tiedot (kuten esimerkiksi suositukset entisiltä työnantajilta)
  • Muut rekrytointiin vaikuttavat tiedot

5. Mistä saamme tietojasi?

CSC kerää kaikki työnhakijaa koskevat henkilötiedot lähtökohtaisesti työnhakijalta itseltään. CSC voi tietyissä tilanteissa kerätä tietoja työnhakijasta myös muista lähteistä kuin työnhakijalta itseltään sovellettavan lainsäädännön rajoissa, pääasiallisesti työnhakijan suostumuksella tai lainsäädännön salliessa.

6. Kenelle luovutamme tietojasi?

CSC voi käyttää rekrytoinnissa apuna ulkopuolisia palveluntarjoajia. Palveluntarjoajat käsittelevät tällöin henkilötietoja vain ja ainoastaan CSC:n ohjeiden mukaisesti ja CSC:n puolesta. CSC on varmistanut, että henkilötietojen käsittelystä on tällöin sovittu tietosuojalainsäädännön vaatimalla tavalla.

Henkilöarviointeja varten henkilötietoja siirretään Isoon-Britanniaan. CSC takaa, että henkilötietojen siirtoon sovelletaan asianmukaisia suojatoimia.

7. Miten suojaamme tietosi ja miten pitkään säilytämme niitä?

Tietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen tässä Tietosuojaselosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi tai lakiin perustuvien säilytysaikojen mukaan. Esimerkiksi tasa-arvo- ja yhdenvertaisuuslainsäädäntö edellyttää meitä säilyttämään tietojasi yhden vuoden ajan rekrytointiprosessin päättymisestä. Kun henkilötietojen säilytysaika on kulunut umpeen ja niiden käsittelylle ei enää ole perustetta tietosuojalainsäädännön sallimissa rajoissa, henkilötiedot poistetaan.

Rekisteröity voi kirjallisesti pyytää profiilinsa poistamista hakijajärjestelmästä. Rekisteröity voi kirjallisesti pyytää myös tietojensa poistamista kokonaan. Pyynnöt osoitetaan rekisterinpitäjälle.

Manuaalinen aineisto:
Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa, joissa on kulunvalvonta. Asiakirjoja pääsevät käsittelemään vain henkilöt, joilla on työnsä puolesta oikeus käsitellä rekisteröityjen tietoja.

Tietojärjestelmissä olevat tiedot:
Tietoja koskeviin tiedostoihin pääsevät vain toimenkuvien mukaisesti rekrytointeja tekevät henkilöt. Pääsy hakijarekisteriin on rajoitettu ja käyttäjät tunnistetaan käyttäjätunnuksella ja salasanalla.
Tiedot sijaitsevat ulkoistettujen palveluntarjoajien palvelimilla.

Ulkoistettujen palveluntarjoajien kanssa CSC on sopinut tarvittavista tietosuojaa koskevista velvoitteista tietosuoja-asetuksen mukaisesti.

8. Mitkä ovat sinun oikeutesi rekisteröitynä?

Rekisteröidyillä on tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet mm. tarkastaa rekisterissä olevat tietonsa ja vaatia itseään koskevan virheellisen tiedon korjausta. Tarkastusoikeus tai tietoihin tutustuminen toteutetaan resurssien mukaan ilman aiheetonta viivytystä, kuitenkin aina viimeistään tietosuoja-asetuksen edellyttämässä määräajassa. Rekisteröidyn henkilöllisyys tarkistetaan ennen tietojen antamista. Pyydettäessä tiedot annetaan kirjallisessa muodossa.

Rekisterinpitäjän on itsenäisesti tai rekisteröidyn pyynnöstä korjattava tai täydennettävä virheellinen tieto. Rekisterinpitäjän on itsenäisesti tai rekisteröidyn pyynnöstä poistettava tarpeeton tai vanhentunut tieto, paitsi jos laki tai sopimus oikeuttaa tai velvoittaa rekisterin pitäjää säilyttämään tietoja.

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä sovellettavan tietosuojalainsäädännön rajoissa ja mukaisesti.

Rekisteröidyillä on oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen eli saada itseään koskevat henkilötiedot jäsennellyssä ja yleisesti käytössä olevassa muodossa, ja siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle sovellettavan tietosuojalainsäädännön rajoissa ja mukaisesti.

Voit lähettää yllä mainitut pyynnöt sekä kysymykset koskien tätä tietosuojaselostetta ja CSC:n henkilötietojen käsittelyä osoitteeseen asiakaspalvelu@csc.fi.

Sinulla on myös oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle. Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot löytyvät tietosuojavaltuutetun internetsivuilta osoitteesta tietosuoja.fi.

9. Kehen voit olla yhteydessä?

Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle.

10. Tietosuojaselosteen muutokset

Muutokset tähän selosteeseen esitettään päivättyinä. Merkittävistä muutoksista voimme informoida sinua sähköpostilla tai ilmoituksella verkkosivuillamme.